Kreditfaktura: så rättar du en faktura som blivit fel

Fel belopp, fel kund, fel momssats eller en vara som kommer i retur. Förr eller senare skickar du en faktura som inte stämmer, och då finns det bara ett sätt att rätta den som håller vid en granskning. Du raderar ingenting. Du utfärdar en kreditfaktura.

Jag har läst momslagens faktureringskapitel och Skatteverkets vägledning om ändringsfakturor för att reda ut vad som krävs, och var de vanliga missarna sitter.

Vad är en kreditfaktura?

En kreditfaktura är en handling som ändrar en faktura du redan har utfärdat. Den kan nolla hela beloppet eller bara en del av det. Momslagen använder inte ordet, utan talar om en handling med ändring av den ursprungliga fakturan. Skatteverket kallar den ändringsfaktura och nämner kreditfakturan som det typiska exemplet.

Det avgörande är en enda formulering i lagen. Handlingen likställs med en faktura om den innehåller en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan. Utan den hänvisningen är dokumentet bara ett papper med minustecken, och det ger varken dig eller kunden rätt att ändra momsen.

Kreditnota är samma sak under ett annat namn. Vilket ord som står överst spelar ingen roll, så länge innehållet uppfyller kraven.

När måste du utfärda en kreditfaktura?

Du ska utfärda en kreditfaktura när priset sätts ned efter att fakturan har skickats, när kunden får en rabatt som inte framgick av den första fakturan och vid andra kundkrediteringar. Skatteverket nämner tre vardagsfall: kassarabatt, prisnedsättning i efterhand och en vara som kommer i retur.

Till de andra krediteringarna hör de rena felen. Du har fakturerat 40 timmar i stället för 34, skrivit fel kund i adressfältet eller lagt på moms som inte skulle ha funnits där. Skyldigheten gäller bara om du var skyldig att utfärda den ursprungliga fakturan, vilket du i regel är när du säljer till andra företag.

Det finns ett undantag som är värt att känna till. Sätter du ned priset i efterhand kan du och kunden avtala att momsen inte ska ändras. Då ska du enligt Skatteverket inte ställa ut någon ändringsfaktura alls. Det kan vara praktiskt vid små justeringar mellan två momsregistrerade företag, där momsen ändå bara går runt.

Vad ska en kreditfaktura innehålla?

En kreditfaktura ska visa vad som ändras och peka ut den ursprungliga fakturan så att ingen kan ta miste. Momslagen tillåter att den utfärdas som förenklad faktura, vilket gör minimikraven kortare än för en vanlig faktura. I normalfallet räcker fem uppgifter.

• Datum för utfärdandet. Skatteverket är tydlig med att datumet ska vara den dag kreditfakturan ställs ut till köparen, inte den ursprungliga fakturans datum.
• Vem du är. Lagen kräver att säljaren kan identifieras, till exempel med momsregistreringsnummer eller organisationsnummer.
• Vad krediteringen avser. Vilken vara eller tjänst det gäller.
• Momsbeloppet, eller uppgifter som gör det möjligt att räkna fram det.
• Hänvisningen till den ursprungliga fakturan och de uppgifter i den som ändras. I praktiken skriver du ursprungsfakturans löpnummer.

Mer än minimum är oftast klokt. Kundens ekonomiavdelning vill kunna para ihop de två dokumenten utan att ringa dig, så ange kundens namn, det krediterade beloppet exklusive moms per momssats och en rad om orsaken. “Kreditering av faktura 2026-041, 6 timmar för mycket fakturerade” tar tio sekunder att skriva.

Ge också kreditfakturan ett eget nummer. Den är en verifikation i din bokföring och ska gå att identifiera, och kunden behöver något att hänvisa till. Numret kan ingå i samma serie som dina vanliga fakturor eller i en egen, men det får inte återanvändas. Hur serien ska hänga ihop har vi gått igenom i guiden om vad en faktura ska innehålla.

Varför får du inte bara radera fakturan?

En utfärdad faktura är en verifikation i din bokföring och ett nummer i en serie som ska vara obruten. Tar du bort den uppstår en lucka i serien, och kunden sitter kvar med ett dokument som du inte längre kan visa upp. Bokföringslagen kräver dessutom att rättelser går att följa.

Lagen säger två saker om rättelser. Rättas en bokföringspost ska det framgå när rättelsen gjordes och vem som gjorde den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost ska det gå att se sambandet utan svårighet när någon granskar den ursprungliga posten. En kreditfaktura som hänvisar till fakturanumret uppfyller båda kraven på en gång.

Samma tanke gäller på kundens sida. Kunden kan redan ha bokfört din faktura och dragit av momsen. Skickar du en ny version med samma nummer finns det två olika dokument som påstår sig vara samma faktura. Därför är ordningen alltid densamma: kreditera den felaktiga, utfärda en ny med nästa lediga nummer. Vill du fräscha upp vad en verifikation måste innehålla finns det i genomgången av verifikationer och kontoplan.

Hur rättar du momsen?

Momsen rättas i den period då kreditfakturan bokförs, inte i den period då den ursprungliga fakturan skickades. Du går alltså inte tillbaka och ändrar en gammal momsdeklaration. Du minskar den utgående momsen i den deklaration som täcker kreditfakturans period.

Exakt när beror på din redovisningsmetod. Skatteverket beskriver det så här:

• Faktureringsmetoden: du minskar den utgående momsen i den period då kreditfakturan bokförs.
• Bokslutsmetoden: du minskar den utgående momsen när du betalar tillbaka pengarna till kunden.

Köparen gör spegelbilden. Har kunden dragit av ingående moms på den första fakturan ska den avdragna momsen återföras: med faktureringsmetoden när kreditfakturan tas emot, med bokslutsmetoden när pengarna kommer tillbaka. Är du osäker på vilken metod du använder reder artikeln om kontantmetoden eller faktureringsmetoden ut skillnaden.

Ett räkneexempel. Du har fakturerat 40 timmar à 800 kronor, alltså 32 000 kronor plus 8 000 kronor i moms. Rätt antal var 34 timmar. Kreditfakturan gäller 6 timmar: 4 800 kronor plus 1 200 kronor i moms, totalt 6 000 kronor. I momsdeklarationen för perioden minskar försäljningen med 4 800 kronor och den utgående momsen med 1 200 kronor. Kunden är skyldig dig 34 000 kronor i stället för 40 000.

Kreditera hela fakturan eller bara skillnaden?

Båda sätten är tillåtna. Lagen kräver att ändringen och hänvisningen framgår, inte att hela fakturan nollas. Vilken väg som är bäst beror på vad som blev fel och på hur mycket arbete kunden ska behöva lägga på att förstå rättelsen.

Delkreditering passar när felet är ett belopp. För många timmar, en rabatt som glömdes bort eller en vara av tio som kom tillbaka. Den ursprungliga fakturan lever kvar, och kunden betalar mellanskillnaden.

Helkreditering och ny faktura passar när felet sitter i själva uppgifterna: fel kund, fel organisationsnummer, fel momssats eller en referens som gör att fakturan fastnar hos kunden. Då blir två dokument tydligare än ett som försöker lappa. Den nya fakturan får nytt nummer och dagens datum. Räkna med att betalningen dröjer lika länge som rättelsen tar. Det är ett skäl att kontrollera referens och belopp innan du skickar, och att ha koll på vad som gäller vid betalningspåminnelse och inkasso om den rättade fakturan ändå blir liggande.

Vanliga misstag

Fyra fel återkommer, och alla går att undvika med en rutin.

1. Hänvisningen saknas. En kreditfaktura utan ursprungsfakturans nummer uppfyller inte lagens krav på otvetydig hänvisning.
2. Fel datum. Kreditfakturan dateras den dag den utfärdas. Att backdatera den till ursprungsfakturans månad lägger momsrättelsen i fel period.
3. Momsen går inte att räkna fram. Hade den ursprungliga fakturan både 25 och 12 procent behöver krediteringen delas upp på samma sätt, annars vet varken du eller kunden hur mycket moms som ska rättas.
4. Kreditfakturan används mot en kund som inte betalar. En obetald faktura är fortfarande en fordran. Blir den en konstaterad kundförlust finns en egen regel i momslagen för att minska beskattningsunderlaget, och lagens krav på ändringsfaktura gäller prisnedsättningar, inte kundförluster.

En kreditfaktura är inget tecken på slarv. Den är det verktyg lagen ger dig för att rätta ett fel så att både din och kundens bokföring fortfarande går att följa. Det som ställer till problem är felen som rättas tyst.