Så skriver du en faktura som håller

En faktura som saknar rätt uppgifter är inte bara slarvig. Den är obrukbar som underlag för kundens momsavdrag, och därför kommer den tillbaka.

Det som måste stå

Momslagen räknar upp vad en fullständig faktura ska innehålla. I korthet:

• Fakturadatum
• Ett löpnummer som bygger på en eller flera serier och som unikt identifierar fakturan
• Ditt namn och din adress, samt kundens
• Ditt momsregistreringsnummer
• Vad du sålt, i vilken omfattning och när det levererades
• Beskattningsunderlaget per momssats, alltså beloppet exklusive moms
• Momssatsen och momsbeloppet i kronor

Har du sålt varor eller tjänster med olika momssatser på samma faktura ska underlaget redovisas separat per sats.

Fakturanumret

Numret ska ingå i en systematisk serie som unikt identifierar fakturan. Det innebär tre saker i praktiken:

• Numren ska följa en ordning som går att följa i efterhand
• Ett nummer får aldrig återanvändas
• En utfärdad faktura får aldrig raderas, ens om den var fel

Blev det fel utfärdar du en kreditfaktura som hänvisar till den ursprungliga fakturans nummer, och därefter en ny korrekt faktura med nästa lediga nummer. Att ta bort en faktura bryter serien, och en bruten serie är en av de första sakerna en granskare tittar på.

Ett vanligt och bra format är årtal plus löpnummer, till exempel 2026-001. Det gör serien läsbar och visar direkt vilket år fakturan hör till.

Det som bör stå men inte måste

Att du är godkänd för F-skatt. Momslagen kräver det inte, men praxis gör det. Utan uppgiften kan kunden vara osäker på om skatteavdrag ska göras på ersättningen, och det bromsar betalningen.

Betalningsvillkor. Trettio dagar är vanligast mellan företag, men det är ingen lag. Ni får avtala om kortare tid, och för ett litet företag med tight likviditet är tio eller femton dagar ofta rimligt.

Dröjsmålsränta. Ange att dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen vid försenad betalning. Räntelagens regel gäller ändå, men uppgiften på fakturan gör den svårare att ifrågasätta.

Kundens referens eller inköpsordernummer. I större organisationer är detta ofta det som avgör om fakturan blir betald i tid eller fastnar i ett system som inte vet vem som beställt.

Vad som gör att fakturan kommer tillbaka

Erfarenheten från de flesta som fakturerat till större bolag är densamma. Fakturan avvisas sällan för att beloppet är fel. Den avvisas för att

• referensen saknas eller är fel,
• specifikationen är för vag för att kunna godkännas av beställaren,
• fakturan skickats till fel adress eller fel format,
• momsuppgifterna är ofullständiga.

Fråga alltid kunden innan första fakturan vilken referens som ska anges och vart den ska skickas. Två minuter före sparar tre veckors väntan efter.

Specificera tillräckligt

“Konsulttjänster enligt överenskommelse” är en formulering som fungerar tills någon ska godkänna den. Skriv i stället vad som gjorts, i vilken omfattning och under vilken period.

Bra: “Utveckling av bokningsfunktion, 34 timmar, mars 2026, enligt avtal 2026-02-11.”

Det är också det som gör fakturan användbar för dig själv om kunden invänder ett halvår senare.

När fakturan ska skickas

Enligt momslagen finns en yttersta tidpunkt för när faktura ska utfärdas, men den praktiska regeln är enklare: skicka fakturan samma dag arbetet är klart.

Varje dags fördröjning i fakturering är en dags fördröjning i betalning. Ett företag som fakturerar den sista i månaden i stället för löpande har i praktiken lånat ut sina intäkter räntefritt i genomsnitt två veckor extra.

Behöver du komma igång direkt finns en fakturamall som räknar momsen och går att skriva ut som PDF.