Verifikationer och BAS-kontoplanen

Bokföringen står och faller med underlagen. En bokföring utan verifikationer är inte en bokföring, den är en åsikt om vad som hänt.

Vad en verifikation ska innehålla

Bokföringslagen ställer krav på vad en verifikation ska visa. I korthet ska det framgå

• när verifikationen sammanställts,
• när affärshändelsen inträffat,
• vad den avser,
• vilket belopp det gäller,
• vilken motpart det handlar om.

Dessutom ska verifikationen ha ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken som gör att den går att koppla till den bokförda posten, och tvärtom. Det ska alltså gå att gå från en rad i bokföringen till underlaget och tillbaka igen.

Ett kvitto från en butik uppfyller normalt kraven. Ett kontoutdrag gör det inte ensamt, eftersom det inte visar vad köpet avsåg.

Momsen ställer högre krav

För att få dra av moms räcker det inte att verifikationen duger enligt bokföringslagen. Fakturan måste dessutom uppfylla momslagens krav, vilket bland annat innebär att säljarens momsregistreringsnummer, momssatsen och momsbeloppet ska framgå.

Det är därför ett handskrivet kvitto från en marknad sällan ger avdragsrätt för moms, hur verklig utgiften än är. Utgiften får du dra av som kostnad, men momsen får du bära själv.

När kvittot är borta

Det händer. Termopapper bleknar, kvitton tvättas, mejl försvinner.

Gör då en egen handling som beskriver affärshändelsen så noggrant du kan: datum, belopp, motpart, vad utgiften avsåg och varför originalet saknas. Bifoga kontoutdraget som visar betalningen. Signera den.

Det är ett svagare underlag än ett kvitto och ger normalt ingen momsavdragsrätt. Men det är avsevärt bättre än att antingen bokföra utan underlag eller att låta bli att bokföra en verklig affärshändelse. Blir det ett återkommande mönster är det däremot ett problem, både för din bokföring och vid en granskning.

BAS-kontoplanen

BAS är den kontoplan som används av i princip alla svenska företag. Den är inte lag, men den är standard, och alla bokföringsprogram och redovisningskonsulter utgår från den.

Strukturen bygger på kontoklasser:

Klass	Innehåll
1	Tillgångar
2	Eget kapital och skulder
3	Rörelsens intäkter
4	Material och varor
5 och 6	Övriga externa kostnader
7	Personalkostnader och avskrivningar
8	Finansiella poster, bokslutsdispositioner och skatt

De konton du faktiskt kommer använda

Ett litet tjänsteföretag behöver sällan mer än detta:

• 1510 Kundfordringar och 1930 Företagskonto för pengarna
• 2440 Leverantörsskulder för obetalda inköp
• 2610 Utgående moms och 2640 Ingående moms för momsen
• 3011 Försäljning av tjänster för intäkterna
• 5410 Förbrukningsinventarier för mindre utrustning
• 6110 Kontorsmateriel, 6212 Mobiltelefon, 6540 IT-tjänster för löpande utgifter
• 6570 Bankkostnader för avgifterna banken tar

Resten lägger du till när du behöver dem. Motstå frestelsen att bygga en detaljerad kontoplan i förväg. Trettio konton som används fel ger sämre information än tio konton som används rätt.

Kontering som säger något

Det verkliga värdet i kontoplanen är att den låter dig se vart pengarna tar vägen. Det förutsätter att du konterar konsekvent.

Bokför alla programvaruabonnemang på samma konto varje månad, så kan du ett år senare svara på vad IT-verktygen kostar. Sprider du ut dem över fyra olika konton beroende på humör får du en bokföring som är formellt korrekt men praktiskt värdelös som beslutsunderlag.

Det är skillnaden mellan att bokföra för Skatteverket och att bokföra för sig själv. Bara det senare gör dig till en bättre företagare.