Företagskort: kredit-, debet- eller privatkort?

Ett företagskort löser ett administrativt problem, inte ett finansiellt. Poängen är att företagets utgifter ska gå direkt från företagets pengar, med ett underlag som hör ihop med betalningen.

De tre alternativen

Debetkort kopplat till företagskontot. Pengarna dras direkt. Enklast i bokföringen, ingen kredit, ingen ränterisk. Nackdelen är att köpet nekas om saldot är tomt, och att vissa tjänster kräver kreditkort.

Kreditkort i företagets namn. Ger en betalningsfrist, vanligtvis till nästa månad, och krävs för vissa typer av köp som hyrbil och utländska abonnemang. Betalas saldot i tid är krediten ofta räntefri. Betalas den inte blir räntan hög.

Privatkort med utläggsredovisning. Fungerar, men skapar administration och kräver att varje utlägg redovisas korrekt.

Utlägg med privatkort

Det här är fullt tillåtet men ska bokföras rätt, och det är där felen uppstår.

Betalar du en företagsutgift med privatkortet uppstår två saker samtidigt: företaget har fått en kostnad, och företaget har fått en skuld till dig. När företaget betalar tillbaka regleras skulden.

Bokför du bara kostnaden utan skulden stämmer inte balansräkningen. Bokför du inget alls förlorar du både avdraget och momsen.

För enskild firma är detta enklare eftersom det juridiskt är samma person, men även där ska transaktionen synas. För aktiebolag är gränsen skarp: bolagets och dina pengar är olika, och den distinktionen måste framgå av bokföringen.

Åt andra hållet: privat köp med företagskortet

Här är det verkliga problemet, och det är allvarligare än utlägg åt rätt håll.

Ett privat köp med företagskortet är ett uttag ur företaget. I ett aktiebolag kan uttag som inte redovisas korrekt betraktas som förtäckt lön, med beskattning och arbetsgivaravgifter som följd. I värsta fall kan det handla om ett förbjudet lån till aktieägare, vilket har egna och kännbara konsekvenser.

Händer det av misstag, gör det rätt direkt: betala tillbaka till bolaget och bokför transaktionen. Det som skapar problem är inte misstaget, det är de fem misstagen som ingen tog tag i.

Om bonuskort

Kort med bonusprogram, reseförsäkringar och loungeaccess marknadsförs hårt mot företag. För ett litet företag går kalkylen sällan ihop.

Årsavgiften är fast. Bonusen är en andel av vad du handlar för. Räkna ut vid vilket årligt köpbelopp bonusen överstiger avgiften, och jämför med vad du faktiskt handlar för. För många enmansföretag ligger den brytpunkten långt över den verkliga volymen.

Ett undantag är kort där en försäkring du annars skulle köpa separat ingår. Då är jämförelsen mot försäkringspremien, inte mot bonusen.

Rutinen som gör bokföringen enkel

• Ett kort per person som gör inköp, i företagets namn.
• Fotografera kvittot direkt vid köpet, innan det hamnar i en ficka.
• Skriv syftet på kvittot när det inte är uppenbart. “Lunch, kund X, avtalsgenomgång” tar tio sekunder.
• Stäm av kortet varje månad mot bokföringen, inte en gång per år.

Kortet i sig är sällan värt att välja länge. Rutinen runt det avgör om bokföringen tar en timme eller en helg.