Bokslut och årsredovisning: vad som gäller för dig

Alla företag ska avsluta sin bokföring vid räkenskapsårets slut. Vad avslutet kallas, hur omfattande det är och vem som ska se det skiljer sig kraftigt mellan företagsformerna.

Tre nivåer av årsavslut

Förenklat årsbokslut är den enklaste formen. Det får användas av enskilda näringsidkare med en nettoomsättning som normalt uppgår till högst tre miljoner kronor, och består i praktiken av en resultat- och balansräkning i ett förenklat format. Det skickas inte in någonstans, utan ligger till grund för NE-bilagan.

Årsbokslut är den fullständiga versionen för dem som inte får eller vill använda den förenklade formen. Det upprättas internt och lämnas inte in till någon myndighet.

Årsredovisning är den mest omfattande formen och är offentlig. Alla aktiebolag ska upprätta årsredovisning och skicka in den till Bolagsverket, oavsett hur liten verksamheten är.

Vem gör vad

Företagsform	Avslut	Skickas in till
Enskild firma, mindre	Förenklat årsbokslut	Ingen. Underlag till NE-bilagan
Enskild firma, större	Årsbokslut	Ingen
Aktiebolag	Årsredovisning	Bolagsverket

Det här är en av de största praktiska skillnaderna mellan företagsformerna, och en av de mest underskattade. Aktiebolagets årsredovisning innebär en fast årlig arbetsinsats, och för de flesta en fast årlig kostnad hos en redovisningskonsult.

Datumen för aktiebolag

Kedjan av frister hänger ihop och räknas från räkenskapsårets slut.

• Årsstämma ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets slut.
• Årsredovisningen ska ha kommit in till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut.

För det vanligaste räkenskapsåret, januari till december, betyder det stämma senast den 30 juni och årsredovisning inne senast den 31 juli.

Kommer den in för sent tar Bolagsverket ut förseningsavgifter som ökar ju längre förseningen varar. Uteblir årsredovisningen helt kan bolaget tvångslikvideras, och styrelsen riskerar personligt betalningsansvar. Det är en av få deadlines i företagandet där konsekvensen av att strunta i den är att bolaget upphör.

Vad ett bokslut faktiskt innehåller

Oavsett nivå går arbetet ut på samma sak: att flytta poster till rätt period.

• Periodisera intäkter och kostnader. En försäkring som betalats i november och gäller till oktober nästa år ska bara belasta årets resultat med de månader som förbrukats.
• Boka upp fordringar och skulder. Fakturor som skickats men inte betalats, och leverantörsfakturor som mottagits men inte betalats, ska med. Det gäller även den som använder kontantmetoden.
• Gör avskrivningar. Inventarier som ska användas i flera år kostnadsförs över tid i stället för direkt.
• Stäm av konton. Bankkontot i bokföringen ska stämma mot kontoutdraget. Momskontona ska stämma mot inlämnade deklarationer.
• Räkna lager. Har du varulager ska det inventeras och värderas.

Det som gör bokslutet jobbigt

Nästan alltid samma två saker.

Det första är avstämningarna som inte går ihop. Ett bankkonto som skiljer sig med 340 kronor kan ta timmar att spåra i december, men hade tagit två minuter i mars. Stäm av varje månad, så blir bokslutet en formalitet i stället för en utredning.

Det andra är underlag som saknas. Det går inte att periodisera en försäkring vars faktura ingen hittar. Bokslutet är inte platsen att börja leta efter årets kvitton.

Att göra det själv eller köpa hjälp

En enskild firma med förenklat årsbokslut och ordnad bokföring klarar de flesta själva. Programmen tar dig genom det, och NE-bilagan följer strukturen.

Ett aktiebolags årsredovisning är en annan sak. Den ska följa ett regelverk, den blir offentlig och den är underlag för både Skatteverket och för alla som vill bedöma bolagets ekonomi. Att göra den fel kostar mer än vad hjälpen gör.

En rimlig ordning för ett litet aktiebolag är att sköta den löpande bokföringen själv och köpa bokslut och årsredovisning. Då betalar du för det som kräver kunskap, och behåller kontakten med siffrorna under året.